EMPRESA / Crecimiento de la Empresa = Productividad + Innovación

Esta fórmula apareció en una presentación a la que asistí hace unos días y me pareció muy acertada, además de representar en si misma una excelente forma de ilustrar el enfoque que deben tener las PYMES sobre todo en sus primeros años para asegurar la sostenibilidad y la subsistencia en el mundo empresarial de hoy.

Quiero hacer énfasis en lo siguiente: la productividad y la innovación son prácticas especialmente críticas “para las PYMES” y sobre todo “en sus primeros años”, ¿Por qué? Porque generalmente la PYME compite en un entorno muy hostil y muy dinámico donde la capacidad de aprovechar mejor los recursos y ser más rápido que sus competidores es la única manera de hacer buenos negocios, además hay que aprender, ser flexibles y adaptarse a los cambios sin traumas.

Muchas veces he escuchado esto de aprovechar los recursos, ser más rápido, aprender, adaptarse, “golpear primero”, etc. ¿pero como se hace? revisemos brevemente el concepto de productividad y de innovación aplicada a las PYMES y a nuestro entorno.

PRODUCTIVIDAD = MEJORAR PROCESOS, TECNOLOGÍA Y GENTE

Al hablar de productividad nos referimos a la capacidad que tiene una empresa para producir los bienes o servicios que comercializa; esa capacidad depende básicamente de la eficiencia de los procesos, la madurez de su tecnología y la habilidad de su gente para ejecutar sus funciones.

Para lograr eficiencia la empresa debe tener claramente definidos sus procesos, conocer en detalle sus métricas e implementar un sistema de gestión que permita monitorearlos para detectar a tiempo oportunidades de mejora, cuellos de botella o para adaptarse a cambios del entorno, los sistemas para modelado de procesos de negocio (BPMS por sus siglas en inglés) son una buena alternativa ya que ofrecen herramientas para definir, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos.

Por su parte la madurez tecnológica implica el uso adecuado de los sistemas, metodologías y equipos que posee la empresa según su modelo de negocio y su estrategia; no necesariamente esto implica tener tecnología de punta, sí bien esta pareciera aumentar la productividad, a veces el costo de poseerla y sub-utilizarla puede ser más alto que los beneficios recibidos, es recomendable tener una estrategia para reducir el impacto monetario de poseer (o no poseer) la tecnología actual y optimizar el costo total de propiedad (T.C.O. por sus siglas en inglés).

Tener personal competente facilita mucho estas prácticas, de ninguna manera estamos sugiriendo la contratación de genios con MBA, hablamos de personas a las cuales se les capacita, se les hace competentes para ejecutar eficientemente sus funciones, esto tampoco implica hacer grandes inversiones en cursos de mejoramiento profesional, implica tener una estrategia de capital humano, que comienza con un adecuado y efectivo proceso de selección y contratación, hasta un plan de desarrollo de competencias, pasando por un bien diseñado y enfocado proceso de inducción y capacitación inicial apoyado en buena documentación y buenos facilitadores.

La combinación de estas prácticas: Un sistema de gestión de procesos, tecnología adecuada y bien usada y formación de personal competente no es tampoco garantía de éxito rotundo, pero facilita el desarrollo de nuestros negocios por pequeños que sean y, particularmente en las edades tempranas de nuestras empresas ayudará a alinear todas las piezas y mantenerlas cohesionadas durante estas etapas de consolidación y crecimiento.

INNOVACION = GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Por otra parte las PYMES tienen la necesidad de innovar, esto no es algo exclusivo de los líderes mundiales cómo Apple, Google, etc. La innovación debe ser parte de nuestro ADN para ser competitivos; gigantes como los que mencionamos antes hay pocos, pero PYMEs que hagan productos parecidos a los nuestros y que puedan quitarnos mercado hay muchos más de los que imaginamos, por eso hay que conseguir alguna forma de diferenciarnos, esto lo lograremos produciendo innovación.

Si seguimos los pasos del número uno siempre seremos el número dos; debemos diferenciarnos, hallar nuestra verdadera ventaja competitiva, esa que es inigualable, y explotarla, convertirla en un factor crítico de éxito y desarrollar nuestra propuesta de valor enfocada en ese elemento.

Pero, ¿cómo hallar ese elemento diferenciador? con un sistema de gestión del conocimiento. La innovación no se produce por un chispazo como un big bang, es el resultado de aprendizaje, investigación, ensayo y error, documentación y mucho enfoque en el objetivo.

Existen herramientas para capturar, validar, difundir y reutilizar el conocimiento en nuestras empresas sin necesidad de hacer grandes inversiones, sólo se necesita tiempo, compromiso y una metodología de aprendizaje organizacional permanente.

CONCLUSIÓN

Hacer crecer a una empresa, sobre todo en etapas tempranas, no es tarea fácil; se necesitan fórmulas que nos guíen para enfocarnos y aprovechar al máximo nuestros recursos y las oportunidades del entorno.

Esta fórmula que presentamos en esta oportunidad es muy sencilla, pero al mismo tiempo muy completa, una PYME que mejore permanentemente sus procesos, su tecnología y su gente buscando diferenciarse de la competencia, generando propuestas de valor distintas, atrevidas e innovadoras está destinada a ser una “gran empresa” sin ser necesariamente una “empresa grande”.

Así que no perdamos de vista y apliquemos la ecuación:

Con la asesoría adecuada, se pueden implementar estos modelos, si desea ampliar esta información o alguna ayuda particular en este sentido, puede ponerse en contacto con nosotros al email sgcvzla@gmail.com o al celular (+58)414-4802725

Luis Rodríguez

Director General - SGC Sistemas Gerenciales Creativos C.A.

EMPRESA - Importancia de la planificación financiera en las PYMES

Recientemente estuvimos reunidos con el dueño de una PYME que quería “organizar su empresa”, estuvimos revisando sus procesos de producción, compras, ventas, etc. y gratamente no habían mayores mejoras que pudieran hacerse, sin embargo el empresario estaba inconforme con sus resultados y consideraba que algo le faltaba aunque no sabía con precisión que era; cuando evaluamos su gestión financiera se sorprendió al descubrir que tenía serios problemas de financiamiento, pero no se daba cuenta porque “las cuentas estaban al día y las ventas estaban aumentando”, cuando revisamos algunos elementos clave de la planificación financiera entendió que había estado “jugando con dinero, pero no ganando dinero”.

En esta oportunidad revisaremos algunos aspectos clave de la gestión financiera que deben planificarse para ser más eficientes en el manejo de nuestros recursos, estos son la facturación, la utilidad, los inventarios y el ciclo del dinero.

MEDIR EL ÉXITO POR LA FACTURACIÓN

El empresario del párrafo anterior medía el éxito del negocio por el monto de la facturación, esto no está del todo mal, pero es insuficiente para determinar el crecimiento del negocio, si vendimos 100 unidades de un producto “X” en 1.000,00 Bs. en junio del 2012, probablemente en junio del 2013 esos mismos producto lo estaremos vendiendo en 1.200,00 Bs. o incluso a un precio mayor.

Evidentemente si comparo lo facturado en estas dos fechas ha habido un incremento en el monto que puede obedecer a la inflación, incremento de los costos, etc., pero si observamos el comportamiento de las unidades veremos que hablamos exactamente de las mismas cantidades, es decir, no estamos vendiendo más, sólo más caro.

Medir el comportamiento de la facturación es muy importante, esta variable nos indica si estamos llegando a más clientes o consumidores, nuestro objetivo comercial debe apuntar hacia la colocación de la mayor cantidad de unidades de nuestro producto en el mercado, por lo tanto es importante y correcto medir la facturación, pero en función de las unidades y no del monto facturado.

¿VENDER MAS ES GANAR MAS?

Esta pregunta es motivo de discusión frecuente, la respuesta parece ser obvia: un rotundo “SI”;  pero… si la empresa ha crecido en facturación (está vendiendo más unidades), ahora hagamos el siguiente planteamiento: “Estás vendiendo bastante, pero… ¿Cuánto estás ganando?”, revisemos los siguientes ejemplos antes de desarrollar esta idea.

ü  La empresa A vende 1.000 unidades de un producto, el precio de cada unidad es de 100 Bs. y la utilidad es del 5%, entonces:

1.000 unidades x 100 Bs. cada una = 100.000 Bs. x 5% = La empresa ganó 5.000 Bs.

ü  Por su parte la empresa B vende 500 unidades de un producto, el precio de cada unidad es de 100 Bs. y la utilidad es del 10%, entonces:

500 unidades x 100 Bs. cada una = 50.000 Bs. x 10% = La empresa ganó 5.000 Bs.

Como se puede observar, la empresa B vendió menos unidades, por lo que su monto de facturación fue menor y tiene menos penetración en el mercado, sin embargo esta empresa está “ganando” lo mismo que la empresa A.

Es muy importante para una PYME controlar su utilidad y no caer en la trampa de crecer descontroladamente; iniciar una carrera maratónica por cubrir más territorio u obtener más clientes, al costo que sea, puede generar desgaste y desenfoque, estaríamos moviendo más dinero, pero no necesariamente ganando más dinero, por eso la respuesta a la pregunta del título es:

“Más importante que cuanto se vende es cómo se vende”

MANEJO DE LOS INVENTARIOS

Nuestra capacidad de respuesta ante los pedidos de nuestros clientes determinará la posibilidad de cerrar más ventas, por eso debemos tratar de tener la mercancía disponible para despacharla en el menor plazo posible, a mayor disponibilidad de la mercancía mejor capacidad de respuesta.

Pero… ¿qué ocurre con esa mercancía que tiene varios meses en el almacén y se mueve lentamente? ¿Cuánto inventario debo tener de cada producto?, toda nuestra mercancía es dinero que está inmovilizado en el almacén y será recuperado sólo cuando esta sea vendida, por eso debemos monitorear permanentemente nuestro inventario manteniendo los niveles adecuados para evitar costos innecesarios.

Es un error común comprar mucho inventario con la idea de tener disponibilidad para cubrir los pedidos, pero todos los productos tienen ciclos de vida y este genera momentos de difícil venta y momentos de zafra, si queremos hacer buen uso de nuestro dinero debemos ser prudentes en el manejo de nuestro inventario.

EL CICLO DEL DINERO

Todas las actividades comerciales consisten fundamentalmente en comprar y vender algo, el cómo lo hagamos determinará el éxito o el fracaso de nuestro negocio.

Existe una lógica esencial, se compra primero y se vende después, para comprar necesitamos tener dinero, pero… ¿de donde lo sacamos si aún no hemos vendido?, de esta pregunta surge la necesidad de financiamiento: comprar a crédito para poder vender y cobrar antes de pagar al proveedor, pero nuestros clientes también quieren crédito, eso inicia un ciclo en el que el dinero entra y sale en determinados plazos, la manera en que controlemos ese ciclo puede ayudarnos a hacer rendir nuestro dinero o darnos muchos dolores de cabeza, por ejemplo:

ü  Si compramos a crédito y nuestros proveedores nos dan en promedio 15 días para pagar, pero cobramos nuestras ventas a 7 días, cuando llegue el día de pagar al proveedor tendremos el dinero disponible como producto de las ventas.

ü  Por otro lado, si compramos a 7 días y ofrecemos a nuestros clientes 15 días de crédito, el día de pago de las compras aún no habremos cobrado nuestras ventas, por lo que deberemos disponer de alguna fuente de financiamiento para pagar antes de recuperar el dinero de la venta.

Estos ejemplos son simples, pero ilustran suficientemente el punto, si bien no siempre se puede, sobre todo cuando la empresa está tratando de consolidarse, hay que procurar que el negocio financie su propia operación, esta debe ser una meta para cualquier PYME o emprendimiento.

Algunos empresarios le temen al endeudamiento y evitan las compras a crédito, pero se ven forzados a ofrecer crédito a sus clientes, esto produce un desbalance en su flujo de caja porque deben financiar el 100% de su operación con los costos que esto implica.

CONCLUSIÓN

Hemos analizado de una manera simple, incluso tratando de ser algo didácticos, algunos elementos relacionados a la gestión financiera que deben planificarse para ser más eficientes en el manejo de nuestras empresas, evidentemente en la práctica cada empresa tiene situaciones particulares que deben ser tratados individualmente.

Nuestra recomendación es revisar estos elementos en cada una de nuestras empresas y establecer las políticas y estrategias para alcanzar niveles óptimos de acuerdo a nuestros objetivos estratégicos, no hay recetas ni referencias más o menos convenientes para cada empresa.

Con la asesoría adecuada, se pueden determinar los niveles más apropiados a cada empresa y establecer políticas y/o estrategias apropiadas para cada empresa, si desea ampliar esta información o alguna ayuda particular en este sentido, puede ponerse en contacto con nosotros al email sgcvzla@gmail.com o al celular (+58)414-4802725

Luis Rodríguez

Director General - SGC Sistemas Gerenciales Creativos C.A.