Recientemente estuvimos reunidos con el dueño de
una PYME que quería “organizar su empresa”, estuvimos revisando sus procesos de
producción, compras, ventas, etc. y gratamente no habían mayores mejoras que
pudieran hacerse, sin embargo el empresario estaba inconforme con sus
resultados y consideraba que algo le faltaba aunque no sabía con precisión que
era; cuando evaluamos su gestión financiera se sorprendió al descubrir que
tenía serios problemas de financiamiento, pero no se daba cuenta porque “las
cuentas estaban al día y las ventas estaban aumentando”, cuando revisamos algunos
elementos clave de la planificación financiera entendió que había estado
“jugando con dinero, pero no ganando dinero”.
En esta oportunidad revisaremos algunos aspectos
clave de la gestión financiera que deben planificarse para ser más eficientes
en el manejo de nuestros recursos, estos son la facturación, la utilidad, los
inventarios y el ciclo del dinero.
MEDIR
EL ÉXITO POR LA FACTURACIÓN
El empresario del párrafo anterior medía el éxito
del negocio por el monto de la facturación, esto no está del todo mal, pero es
insuficiente para determinar el crecimiento del negocio, si vendimos 100
unidades de un producto “X” en 1.000,00 Bs. en junio del 2012, probablemente en
junio del 2013 esos mismos producto lo estaremos vendiendo en 1.200,00 Bs. o
incluso a un precio mayor.
Evidentemente si comparo lo facturado en estas dos
fechas ha habido un incremento en el monto que puede obedecer a la inflación,
incremento de los costos, etc., pero si observamos el comportamiento de las
unidades veremos que hablamos exactamente de las mismas cantidades, es decir,
no estamos vendiendo más, sólo más caro.
Medir el comportamiento de la facturación es muy
importante, esta variable nos indica si estamos llegando a más clientes o
consumidores, nuestro objetivo comercial debe apuntar hacia la colocación de la
mayor cantidad de unidades de nuestro producto en el mercado, por lo tanto es
importante y correcto medir la facturación, pero en función de las unidades y
no del monto facturado.
¿VENDER
MAS ES GANAR MAS?
Esta pregunta es motivo de discusión frecuente, la
respuesta parece ser obvia: un rotundo “SI”;
pero… si la empresa ha crecido en facturación (está vendiendo más
unidades), ahora hagamos el siguiente planteamiento: “Estás vendiendo bastante, pero… ¿Cuánto estás ganando?”, revisemos
los siguientes ejemplos antes de desarrollar esta idea.
ü
La empresa A vende 1.000 unidades de un
producto, el precio de cada unidad es de 100 Bs. y la utilidad es del 5%,
entonces:
1.000 unidades x 100 Bs. cada una =
100.000 Bs. x 5% = La empresa ganó 5.000 Bs.
ü
Por su parte la empresa B vende 500 unidades de
un producto, el precio de cada unidad es de 100 Bs. y la utilidad es del 10%,
entonces:
500 unidades x 100 Bs. cada una = 50.000
Bs. x 10% = La empresa ganó 5.000 Bs.
Como se puede observar, la empresa B vendió menos
unidades, por lo que su monto de facturación fue menor y tiene menos
penetración en el mercado, sin embargo esta empresa está “ganando” lo mismo que
la empresa A.
Es muy importante para una PYME controlar su
utilidad y no caer en la trampa de crecer descontroladamente; iniciar una
carrera maratónica por cubrir más territorio u obtener más clientes, al costo
que sea, puede generar desgaste y desenfoque, estaríamos moviendo más dinero,
pero no necesariamente ganando más dinero, por eso la respuesta a la pregunta
del título es:
“Más
importante que cuanto se vende es cómo se vende”
MANEJO
DE LOS INVENTARIOS
Nuestra capacidad de respuesta ante los pedidos de
nuestros clientes determinará la posibilidad de cerrar más ventas, por eso
debemos tratar de tener la mercancía disponible para despacharla en el menor plazo
posible, a mayor disponibilidad de la mercancía mejor capacidad de respuesta.
Pero… ¿qué ocurre con esa mercancía que tiene
varios meses en el almacén y se mueve lentamente? ¿Cuánto inventario debo tener
de cada producto?, toda nuestra mercancía es dinero que está inmovilizado en el
almacén y será recuperado sólo cuando esta sea vendida, por eso debemos
monitorear permanentemente nuestro inventario manteniendo los niveles adecuados
para evitar costos innecesarios.
Es un error común comprar mucho inventario con la
idea de tener disponibilidad para cubrir los pedidos, pero todos los productos
tienen ciclos de vida y este genera momentos de difícil venta y momentos de
zafra, si queremos hacer buen uso de nuestro dinero debemos ser prudentes en el
manejo de nuestro inventario.
EL
CICLO DEL DINERO
Todas las actividades comerciales consisten
fundamentalmente en comprar y vender algo, el cómo lo hagamos determinará el
éxito o el fracaso de nuestro negocio.
Existe una lógica esencial, se compra primero y se
vende después, para comprar necesitamos tener dinero, pero… ¿de donde lo
sacamos si aún no hemos vendido?, de esta pregunta surge la necesidad de
financiamiento: comprar a crédito para poder vender y cobrar antes de pagar al
proveedor, pero nuestros clientes también quieren crédito, eso inicia un ciclo
en el que el dinero entra y sale en determinados plazos, la manera en que
controlemos ese ciclo puede ayudarnos a hacer rendir nuestro dinero o darnos
muchos dolores de cabeza, por ejemplo:
ü
Si compramos a crédito y nuestros proveedores
nos dan en promedio 15 días para pagar, pero cobramos nuestras ventas a 7 días,
cuando llegue el día de pagar al proveedor tendremos el dinero disponible como
producto de las ventas.
ü
Por otro lado, si compramos a 7 días y ofrecemos
a nuestros clientes 15 días de crédito, el día de pago de las compras aún no
habremos cobrado nuestras ventas, por lo que deberemos disponer de alguna
fuente de financiamiento para pagar antes de recuperar el dinero de la venta.
Estos ejemplos son simples, pero ilustran
suficientemente el punto, si bien no siempre se puede, sobre todo cuando la
empresa está tratando de consolidarse, hay que procurar que el negocio financie
su propia operación, esta debe ser una meta para cualquier PYME o
emprendimiento.
Algunos empresarios le temen al endeudamiento y
evitan las compras a crédito, pero se ven forzados a ofrecer crédito a sus
clientes, esto produce un desbalance en su flujo de caja porque deben financiar
el 100% de su operación con los costos que esto implica.
CONCLUSIÓN
Hemos analizado de una manera simple, incluso
tratando de ser algo didácticos, algunos elementos relacionados a la gestión
financiera que deben planificarse para ser más eficientes en el manejo de
nuestras empresas, evidentemente en la práctica cada empresa tiene situaciones
particulares que deben ser tratados individualmente.
Nuestra recomendación es revisar estos elementos en
cada una de nuestras empresas y establecer las políticas y estrategias para
alcanzar niveles óptimos de acuerdo a nuestros objetivos estratégicos, no hay
recetas ni referencias más o menos convenientes para cada empresa.
Con la asesoría adecuada, se pueden determinar los
niveles más apropiados a cada empresa y establecer políticas y/o estrategias
apropiadas para cada empresa, si desea ampliar esta información o alguna ayuda
particular en este sentido, puede ponerse en contacto con nosotros al email sgcvzla@gmail.com o al celular (+58)414-4802725
Luis Rodríguez
Director General - SGC Sistemas Gerenciales
Creativos C.A.
